LES DIFFERENTES INSTANCES - REUNIONS

 

 

 

Réunion générale

       Elle se manifeste à deux reprises sur l′année en présence de la totalité des salariés et des vacataires sur une durée d′environ trois heures.

Première réunion

      Elle a lieu en fin janvier ; elle permet de dresser un bilan annuel, tant sur un plan organisationnel, que de communication intra ou extra équipes. Elle dresse le constat des actions menées, vérifie l′adéquation entre les moyens mis en place et les objectifs poursuivis, révèle les éventuelles carences de fonctionnement.

Deuxième réunion

       Elle se déroule en décembre ; elle énonce les nouvelles orientations de l′exercice suivant, formalise les réajustements nécessaires, définit les moyens nouveaux à mettre en place.

Réunion de services

       Sur un rythme mensuel, elle s′adresse aux services généraux (par service spécifique). La présence de tous les agents du service concerné est obligatoire. Elle est principalement consacrée à l′organisation et au fonctionnement de chaque service et présente une durée d′environ une heure.

Réunion inter services

       Elle se présente sous deux formes :
         - Une instance à laquelle participent tous les salariés des services généraux ;
         - Un lieu d′échange et de coordination entre le service d′accompagnement et les services généraux.
      Ces différents types de réunion ponctuent la vie de l′établissement tous les trimestres. Ils permettent de coordonner les différentes actions des services, de réajuster les diverses interventions en fonction des besoins ou des attentes nouvelles. Ils ont également pour objectif d′énoncer les interrogations sur les pratiques de chacun, d′exprimer et de lever tous les non-dits, de formuler des objectifs à courts et moyens terme de chacune des équipes, et alimentent ainsi tant une ambiance d′équipe qu′une culture d′établissement.

Réunion d′équipe

       Une fois par mois, durant deux heures, ce type d′instance offre une opportunité de communication au sein de l′équipe éducative d′une unité, et permet l′ajustement des pratiques. Est réalisée alors l′évaluation de chaque résidant de l′unité concernée en présence du chef de service et du médecin psychiatre, voire du directeur d′établissement.

Réunion dite "restreinte"

       Chaque lundi matin, un représentant de chaque équipe rencontre une heure durant le chef de service afin de planifier la semaine, articuler les moyens disponibles en fonction des projets collectifs ou individuels.

La réunion de synthèse

       Elle réunit l′ensemble des intervenants (équipe d′accompagnement, chef de service, médecin psychiatre, directeur) auprès du résidant et permet d'appréhender ce dernier dans sa globalité ; la synthèse doit alors définir une stratégie de prise en charge ; ainsi, selon l'évolution de la personne, peut-elle renvoyer au projet personnalisé et déboucher sur un maintien dans la structure ou sur une réorientation (le compte rendu de synthèse est communiqué aux services C.D.A.P.H). Le rythme de ces réunions est annuel ; néanmoins, ce type d′instance peut être provoqué en fonction d′une demande de renouvellement de placement C.D.A.P.H. (généralement liée à celle relative à la poursuite de prise en charge de l′Aide Sociale des départements).

Le Conseil à la Vie Sociale

      Il est constitué de d′usagers, représentants légaux, voire de familles, du personnel du C.I.A.S. et d′un de ses administrateurs, d′un représentant de la communauté de communes Cévenne et Montagne Ardéchoises et du président de l′A.P.I.A.H.. Les réunions ont lieu trois fois par an (au printemps, en été et à l′automne, voire au début de l′hiver). Au cours du Conseil à la Vie Sociale de printemps, le directeur présente, de manière détaillée, le bilan financier de l′exercice antérieur, l′écart entre les objectifs poursuivis et ceux réalisés, les moyens mis en place.
      Le Conseil de la Vie Sociale de fin d′année porte sur les nouveaux enjeux de la structure.
      Le directeur informe des nouvelles orientations du budget, dresse les projets d′activité, de camps ou de transferts, énonce tant les évolutions que la dynamique de formation du personnel et re-précise le contenu des projets personnalisés.
      Au cours de ces instances, le directeur présente pour adoption les documents administratifs ou réglementaires.
Le C.A.V.S d′été traite du déroulement des camps, séjours en organismes agréés et des éventuels transferts.

La réunion des représentants du personnel

       Aucun syndicat n′étant représenté dans l′établissement (présentant moins de 50 salariés), afin d′instaurer une dynamique de personnel, le directeur rencontre, à leur demande, les représentants du personnel du C.I.A.S. et les délégués du titulaire du marché public. Ces temps de réunion permettent au personnel de poser leurs questions ou leurs revendications et de trouver des réponses auprés du chef d′établissement.

La réunion d′organisation

       Elle se pratique chaque jeudi après-midi et permet aux résidants, avec le personnel d′accompagnement, d′exprimer tant leurs attentes que leurs souhaits (concernant notamment les activités de loisir, les menus, les invitations, les rendez-vous de la semaine suivante) et de participer ainsi à l'établissement d′un programme hebdomadaire.